ஆவணங்களின் பாதுகாவலன்

கூட்டு எழுத்துப் பணிக்கான கருவியாக கூகுள் டாக்ஸ் (Google Docs) இன்று உலகளவில் பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது. எளிய அணுகல், ஒரே நேரத்தில் பலர் வேலை செய்யும் வசதி, மேகக்கணிமைச் சேமிப்பு ஆகிய காரணங்களால் இது அலுவலகங்களும் கல்வித் துறையிலும் முக்கியமான இடத்தைப் பெற்றுள்ளது. கூகுள் டாக்ஸ்-ல் தொழில்முறை எழுத்துப் பணிகளுக்கு மேலும் பயனுள்ளதாக மாற்றும் அம்சங்கள் இருக்கின்றன. அதில் இணைந்து எழுதும் அம்சம் மிகவும் முக்கியமானது.

ஒரே ஆவணத்தில் பலர் ஒரே நேரத்தில் சேர்ந்து எழுதவும், திருத்தவும், கருத்து தெரிவிக்கவும் முடியும் முறையே இணைந்து எழுதுவது ஆகும். ஒருவரால் செய்யப்படும் மாற்றங்கள் உடனடியாக மற்றவர்களுக்குத் தெரிவதால், கோப்புகளை தனித்தனியாக பரிமாற வேண்டிய தேவை இல்லாமல் போகிறது. அலுவலக அறிக்கைகள், குழு திட்டங்கள், கல்வி சார்ந்த ஆவணங்கள் ஆகியவற்றில் இந்த முறை இன்று பரவலாக பயன்படுத்தப்படுகிறது.

இணைந்து எழுதுவதற்கான எளிய, நம்பகமான தளமாக கூகுள் டாக்ஸ் உருவெடுத்துள்ளது. இணையம் இருந்தால் எங்கிருந்தும் அணுக முடியும் என்பதும், எழுதும் போதே மாற்றங்கள் தானாகச் சேமிக்கப்படுவதும் இதன் முக்கியமான பலங்களாக உள்ளன. எனினும், தொழில்முறை எழுத்துப் பணிகளுக்கு தேவையான சில மேம்பட்ட வசதிகளின் தேவை இருந்தது.

இதை உணர்ந்த கூகுள், வெளிப்புற மென்பொருள் உருவாக்குநர்களுக்கு, மாற்றங்களை செய்ய அனுமதி வழங்கியது. இதன் மூலம், கூகுள் டாக்ஸ்-க்கு கூடுதல் திறன்களைச் சேர்க்கும் வகையில் பல துணைக் கருவிகள் உருவாக்கப்பட்டன. இதன் ​மூலம் வழக்கமான எழுத்துப் பணிகளைத் தாண்டி, சிக்கலான அலுவலக, தொழில்முறை ஆவணங்களையும் எளிதாக உருவாக்க முடிகிறது.

உதாரணமாக மின்னஞ்சல், இணையதளம் அல்லது பிடிஎப் (PDF) கோப்பிலிருந்து தேவையான பகுதியை ஆவணத்தில் சேர்க்கும் போது, தேவையற்ற இடைவெளிகள், தவறான வரி முறிவுகள், தானாகச் சேரும் இணைய இணைப்புகள் போன்ற சிக்கல்கள் ஏற்படுவது வழக்கம். கூகுள் டாக்ஸ்-ல் உள்ள அடிப்படை வடிவமைப்பு நீக்கும் வசதி இதற்கு ஓரளவு உதவினாலும், அது முழுமையான தீர்வாக இல்லை. இதற்காக உருவாக்கப்பட்ட துணைக் கருவிகள், தேவையற்ற கூறுகளை நீக்கி, முக்கியமான தடித்த எழுத்து, சாய்வெழுத்து போன்ற வடிவங்களை மட்டும் பாதுகாக்கின்றன. இதனால் ஆவணங்கள் சீராகவும் ஒழுங்காகவும் காணப்படுகின்றன.

முன்பு கூகுள் டாக்ஸ்-ல் எழுத்து வடிவமைப்பு தொடர்பான சிறிய மாற்றங்களை செய்வதற்கு கூடுதல் நேரம் செலவானது. இதை எளிமைப்படுத்தும் வகையில், சில துணைக் கருவிகள் அனைத்து சிறிய பயன்பாட்டு வசதிகளையும் ஒரே பக்கப்பட்டையில் கொண்டு வருகின்றன. எழுத்துக்களை வரிசைப்படுத்துதல், எண்களை சொற்களாக மாற்றுதல், முன்பே வரையறை செய்யப்பட்ட எழுத்து வடிவங்களைப் பயன்படுத்துதல் போன்றவற்றை இதன் மூலம் விரைவாக செய்ய முடிகிறது.

ஒப்பந்தங்கள், பற்றுச்சீட்டுகள், முன்மொழிவுகள், ரகசிய ஒப்பந்தங்கள், மாதாந்திர அறிக்கைகள் போன்ற ஒரே மாதிரியான ஆவணங்களை அடிக்கடி உருவாக்கும் அலுவலகங்களுக்கு, மீண்டும் பயன்படுத்தக்கூடிய வார்ப்புருக்கள் பெரும் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகின்றன. இதற்காக உருவாக்கப்பட்ட துணைக் கருவிகள், ஆவணத்தின் பல இடங்களில் மாறிகளைச் சேர்க்க அனுமதிக்கின்றன. பின்னர் ஓர் எளிய படிவத்தை நிரப்பினாலே, இறுதி ஆவணம் தானாக உருவாகும். இதனால் நாம் நம் கைகளால் செய்யும் திருத்தங்கள் கணிசமாகக் குறைகின்றன.

இதையெல்லாம் பார்க்கும்போது துணைக் கருவிகளை இணைப்பது எப்படி என்ற கேள்வி எழும். கூகுள் டாக்ஸ்-ல் துணைக் கருவிகளை இணைப்பது மிகவும் எளிதானது. முதலில் ஏதேனும் ஒரு கூகுள் டாக்ஸ் ஆவணத்தை திறந்து, அதன் மேல்பகுதியில் உள்ள “நீட்சிகள்” என்பதைச் சொடுக்கி, அதில் “நீட்சிகளைப் பெறுக” என்ற விருப்பத்தைத் தேர்வு செய்ய வேண்டும். அப்போது Google Workspace சந்தை திறக்கும்.

அந்தப் பக்கத்தில் தேவையான துணைக் கருவியைத் தேடி, “நிறுவு” என்பதை அழுத்தினால் போதும். அனுமதி கேட்கப்பட்டால் ஒப்புதல் அளிக்க வேண்டும். நிறுவல் முடிந்தவுடன், அந்த துணைக் கருவி “நீட்சிகள்” பட்டியலின் கீழ் தோன்றும். அங்கிருந்து தேவையான போதெல்லாம் அதைத் திறந்து பயன்படுத்தலாம்.

• மு. இசக்கிமுத்து